全校教职员工：
在学校相关部门的全力配合与推进下，学校综合校务与信息系统建设工作整体推进，教务、学工、财务、科研等业务系统已上线运行，信息门户及办公、人事、档案等业务系统也完成了核心业务的建设工作，具备了上线试运行条件。日前，学校发布了信息门户和新办公系统征求意见的通知，得到了教职员工的积极反馈，学校在此基础上进一步完善了信息门户和新版办公系统的使用功能和操作细节，同时，学校也面向公文秘书、 通知公告发布管理人员、政务信息员进行了新办公系统的培训工作。
基于以上情况，学校决定信息门户及新办公系统于7月1日-8月25日上线试运行，并拟于8月26日正式运行，相关事宜说明如下：
一、关于邮箱
办公邮箱目前续用原办公自动化邮箱，因技术方面的原因，原办公自动化邮箱的登录未与统一身份认证系统对接，用户在访问办公邮箱时需额外输入原办公邮箱用户名口令。
学校正在与邮件系统开发厂商合作，定制开发一套兼顾内部办公与外部互联网邮箱通信的新邮件服务系统，尽快替换原办公邮箱。
二、关于新办公系统
新办公系统建设了综合办公、公文管理、督查督办、重要会议、审批中心、政务信息六个模块，以及待办事宜、待阅事宜、通知公告、学校文件等重要展示栏目。为提高用户使用的便捷性，系统根据用户角色不同，进行了个性化授权，每名用户的系统界面只显示有权限使用的模块。
1.公文与督办模块
（1）因公文与督办工作具有周期性长、流程复杂的特点，因此，试运行期间，旧版OA的公文与督办模块与新办公系统中的公文管理和督查督办模块将采取并行使用的方式，即：自7月1日起，新拟公文、新建督办事项全部使用新办公系统，请各位领导和公文秘书尽快沟通清理旧版公文与督办模块中的工作，8月26日新办公平台正式运行后，旧版模块将不再用于处理工作，仅用于对历史文件与督办进行查询。
（2）为提高外来文件办理和使用效率，新增加了收文管理模块，凡不涉密的外来文件均可通过系统流转处理，并可以给需要阅知的人员发传阅。
（3）原系统中的“内部批办文”按上级统一规范改名为“签报”。
（4）为加强学校对外合作管理，新增了合同管理模块，原来需要通过内部批办文审批的合同，现需要通过合同管理模块进行流转审批。
（5）新公文管理模块使用时需要安装插件，IE内核的浏览器均可正常使用该插件。
2.通知公告
通知通告全部改由新系统发布，在信息门户首页的办公通知及资讯中心进行分类展示。通知公告新增了面向部分人发布通知公告的功能，例如：各院系可在模块中选择向本院系的教职员工发布通知公告，并可及时查看阅读情况。
3.审批中心
为方便教职员工办事，任何人均可在审批中心发起以下申请：会议（室）、印章、组织机构代码证、法人证、海员证申请及政审、因公出国（境）、因私出国（境）、宣传活动等。
需特别注意的是：
（1）海员证、出国（境）申请原来必须在旧公文系统由单位（部门）秘书通过内部批办文发起，新系统简化了流程，任何人均可发起并跟踪审批过程，审批办结后系统会自动给申请人发送待阅事宜，以作提醒。
（2）新系统试运行后，印章、组织结构代码证、法人证等事项，办理部门将不再接受纸质申请。
三、关于使用方式
1.新办公系统与旧的公文与督办系统在使用习惯上有一定差异，教职员工可在新办公系统中点击右上方的“帮助”下载用户使用手册
2.开发公司推荐使用的浏览器是IE8。
信息门户和新办公系统正式启用后，仍会根据广大教职工的建议和意见不断调整和完善，欢迎大家提出宝贵意见；在使用过程中，如有不明事项，请及时与信息处、学校办公室沟通。
信息门户联系人：薛黎明 联系电话：9254
新办公系统联系人：彭放 联系电话：8575
信息处
学校办公室
2013年6月28日
